Privatlivspolitik

Formålet med Ungdomshøjskolen ved Ribes persondatapolitik er at forklare, hvordan vi indsamler og anvender de personoplysninger du efterlader dig, når du besøger Ungdomshøjskolen ved Ribes hjemmeside.

PRIVATLIVS- OG DATABESKYTTELSESPOLITIK

1. Lovgrundlag

I henhold til den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), som trådte i kraft den 25. maj 2018, er vi forpligtet til at registrere, behandle, opbevare og slette dine personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Vi henviser til følgende bestemmelser i GDPR: Artikel 4, 6, 9, 10, 30 og 87.

2. Behandling af personoplysninger og formål

Ungdomshøjskolen ved Ribe [UHR] behandler personoplysninger om dig, når du kontakter os via e-mail, brev, vores hjemmeside eller sociale medier for at aftale et besøg og/eller tilmelde dig et kursus. Vi behandler også personoplysninger om dig, hvis du søger job eller er ansat hos os (herunder fastansatte, personer i fleksjob, timelønnede, undervisere, lærerpraktikanter, praktikanter, bestyrelsesmedlemmer, skolekredsmedlemmer eller frivillige).

De personoplysninger, du afgiver til os elektronisk eller i papirform, vil blive behandlet af UHRs personale (herunder ledelse og administrationen) i henhold til deres formål og relevans. Dine personoplysninger vil derfor blive behandlet og opbevaret fortroligt og sikkert, og kun det relevante personale vil have adgang til dine persondata og eventuelle filer. Vi sletter dine personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at behandle dem.

Vi opfordrer dig til ikke at indtaste særlig følsomme oplysninger, når du kommunikerer med os, medmindre det er væsentligt for din ansættelse eller dit ophold på UHR. Hvis nogen af dine personlige oplysninger ændres, bedes du kontakte os, så vi kan opdatere dem. Dette kan gøres ved at kontakte kontoret på nedenstående e-mailadresse.

2.1. Ansøgere

Hvis du søger job på Ungdomshøjskolen ved Ribe, behandler vi dine personoplysninger elektronisk for at kunne håndtere din ansøgning og for at etablere eller administrere din ansættelseskontrakt.

Ved at indsende din ansøgning giver du samtykke til, at vi behandler de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig. Du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at sende os en e-mail og fortælle, at du trækker dit samtykke, og dermed din ansøgning, tilbage. Hvis din ansøgning ikke resulterer i ansættelse hos os, sletter vi dine personoplysninger efter højst 6 måneder.

2.2. Medarbejdere

Hvis du er eller er er ved at blive ansat på UHR, gemmer vi din ansøgning og dermed dine persondata til brug i den løbende rekrutteringsproces. I den forbindelse bedes du oplyse dit CPR-nummer, så vi kan indtaste dig i vores IT-systemer, til lønformål og for kontakt til pensionsudbyderen, kommunen etc. Vi beder dig oplyse navn og kontaktoplysninger på dine pårørende, som vi naturligvis kun vil kontakte i nødstilfælde. Vi opbevarer og behandler dine data i hele din ansættelsesperiode. Efter ophør af ansættelse sletter vi dine personoplysninger, når vi ikke længere er forpligtiget til at opbevarer dem i henhold til gældende lovgivning.

2.3. Bestyrelsesmedlemmer

Hvis du er medlem af skolens bestyrelse, skal du oplyse dit CPR-nummer samt dine kontaktoplysninger. Disse oplysninger vil kun blive videregivet til statslige myndigheder, banker og revisorer. Dine personoplysninger vil blive slettet, når du udtræder af skolens bestyrelse.

2.4. Studerende og relevant netværk

Ved at tilmelde dig et kursus giver du samtykke til, at vi behandler personoplysninger vedr. dig og dit relevante netværk for at opfylde UHRs forpligtelser i forhold til dit ophold og din undervisning.

Når du tilmelder dig et kursus, skal du oplyse dit CPR-nummer. Disse oplysninger vil kun blive videregivet til offentlige myndigheder.

Du skal sikre, at de personlige data, du afgiver på både dig selv og dit relevante netværk, er nøjagtige og fuldstændige.

Oplysninger videregives kun til offentlige myndigheder, hvis UHR er specifikt forpligtet hertil ved lov, eller hvis det er nødvendigt for at opfylde UHRs forpligtelser i forhold til dit ophold og din undervisning.

Dine og dit relevante netværks oplysninger slettes, når UHR ikke længere er forpligtiget til at opbevare dem i henhold til gældende lovgivning.

2.5 Studieture

I forbindelse med studieture vil der blive indsamlet personoplysninger til brug for at arrangere rejsen – herunder en kopi af dit pas. Disse oplysninger vil blive brugt til at bestille billetter, overnatning og virksomhedsbesøg, hvor det er nødvendigt.

Hvis du er under 18 år, vil der desuden bliver indsamlet personoplysninger fra dine forældremyndighedsindehavere, herunder en kopi af deres pas. Disse oplysninger skal bruges sammen med det samtykke som dine forældre skal give til at du rejser udenlands med UHR.

Oplysningerne slettes umiddelbart efter rejsen og opbevares ikke herefter.

2.6 Frivillige

I forbindelse med dit frivillige arbejde på skolen indsamler vi kun de personoplysninger fra dig, som måtte være nødvendige for at du får en god tid som frivillig på UHR.

3. Videregivelse af personoplysninger

UHR deler ikke dine oplysninger med tredjemand.

Når du anmoder om materiale på skolen, ønsker en rundvisning eller tilmelder dig et kursus, skal du oplyse dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer, så vi kan behandle din anmodning. Vi vil under ingen omstændigheder sælge eller videregive disse oplysninger til tredjeparter.

Oplysninger videregives kun til offentlige myndigheder, hvis UHR er specifikt forpligtet hertil ved lov, eller hvis det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtelser i forhold til dit ophold og din undervisning. Enhver videregivelse af dine personlige data ud over det ovenfor beskrevne og godkendt af dig kræver fornyet samtykke.

4. Samtykke

I de fleste tilfælde vil den juridiske hjemmel for os til at behandle dine personoplysninger være baseret på andet end dit samtykke. Hvor vi har indhentet dit samtykke til at behandle dine personoplysninger til et bestemt formål, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Du kan gøre dette ved at kontakte os på den adresse, der er angivet i afsnit 8. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, vil dette ikke påvirke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger baseret på dit tidligere samtykke frem til den dato, hvor du trak det tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil dette derfor træde i kraft fra det tidspunkt frem.

5. Hjemmeside, sociale medier og markedsføring

Når du besøger UHRs hjemmeside og Facebook-sider, vil din og andre brugeres trafik blive registreret via cookies fra Google Analytics. Disse oplysninger bruges til at måle trafikken og vedligeholde statistik om de oftest besøgte sider. Du er fuldstændig anonym i denne statistik. Når du sender oplysninger ved hjælp af formularer fra vores hjemmeside, vil dette foregå over en sikker forbindelse (SSL-kryptering).

Der kan tages billeder og/eller video ved kurser og/eller arrangementer på højskolen. Ved at deltage i kurser/arrangementer på højskolen giver du arrangørerne fulde rettigheder til at bruge billederne fra fotograferingen/videooptagelserne samt eventuelle reproduktioner eller tilpasninger af billederne til reklame eller andre formål for at hjælpe med at nå højskolens formål. Dette kan omfatte (men er ikke begrænset til) retten til at bruge materialet på vores hjemmeside, i vores trykte og online reklame, sociale medier og pressemeddelelser. Hvis du ikke ønsker at optræde på portrætbilleder offentligt, bedes du informere kontoret ved ankomsten til højskolen.

6. Sletning af persondata

Vi sletter dine personoplysninger i overensstemmelse med de almindelige forældelsesregler, der er gældende i Danmark. Vi sletter løbende personoplysninger, som ikke længere er nødvendige, når vi har opfyldt vores forpligtelser i forhold til din ansættelse, dit ophold og din undervisning. Hvis vi af en eller anden grund opbevarer dine personoplysninger ud over forældelsesperioden, vil vi informere dig om dette.

7. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at se de oplysninger, vi behandler om dig, med visse lovbestemte undtagelser. Du har også ret til at gøre indsigelse mod indsamling og viderebehandling af dine personoplysninger. Du har også ret til at få dine personoplysninger berigtiget (rettet), slettet eller blokeret i overensstemmelse med gældende regler. Du har også ret til at få alle oplysninger givet til os om dig selv returneret til dig. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder, som kan findes på www.datatilsynet.dk

8. Kontaktoplysninger for den databeskyttelsesansvarlige

UHRs databeskyttelsesansvarlige er: